Der Priorisierungsprozess – Gemeinsam getragene Auswahl und Reihenfolge von Themen
Mit dem Priorisierungsprozess wird die unternehmerische Kernfrage – Was wird getan und was wird nicht getan? – mit den Verantwortlichen gemeinsam gelöst. Die zu bearbeitenden Themen werden anschließend in eine Reihenfolge gebracht.
In einer Organisation konkurrieren diverse Anforderungen aus den verschiedenen Bereichen um die begrenzten Ressourcen an Zeit, Budget, Kompetenzen, Fokus und Umsetzungskapazitäten. Mit dem Priorisierungsprozess wird das Ziel erreicht, eine gemeinsam getragene Auswahl von Anforderungen in einem gegebenen Zeitrahmen zu finden.
Die Ausrichtung an den menschlichen Entscheidungsprozessen lässt den Zeitbedarf für den Priorisierungsprozess deutlich sinken. Die beteiligten Verantwortlichen entwickeln eine Unternehmenskultur, in der Sicherheit, Wertschätzung und Verständnis durch den verlässlichen Prozess gemeinsam hergestellt werden.
»Mit dem K-i-E Priorisierungsprozess priorisieren wir nun 12 Anforderungen in der Unternehmensentwicklung in der gleichen Zeit wie vorher drei.« Anwenderzitat
Der Priorisierungsprozess
Das Ziel einer jeden Priorisierung ist es, eine gemeinsam getragene Auswahl von Themen im vorgegebenen Scope zu finden, die anschließend mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen bewältigt werden. In einer vorbereitenden Phase wird der standardisierte Priorisierungsprozess an die Anforderungen und Ziele angepasst. Das Design wird als gemeinsam getragene Entscheidung mit den Verantwortlichen hergestellt und als Change-Prozess eingeführt und verstetigt. Erst danach beginnen die Phasen, um die Priorisierung der einzelnen Themen durchzuführen.
Zuerst wird das Verständnis (I) über die zu priorisierenden Themen hergestellt. Die Bewertung und Priorisierung werden in getrennten Phasen durchgeführt. Die Bildung der Reihenfolge ist abhängig vom agilen oder tradierten Projektvorgehen.
Abbildung: In Phasen zur gemeinsamen Priorisierung
Auf eine K-i-E Bedeutung festlegen
Eine sprechende und für den Fachprozess eindeutige Benennung der Bedeutung ist ein kleiner, jedoch wichtiger Schritt für den Erfolg. Als einzige akzeptierte Kennzahl zieht sie sich durch den gesamten Priorisierungsprozess und ist gleichzeitig bestens geeignet für eine IT-technische Abbildung. Sie wird für die Identifikation mit dem Prozess und den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens benannt.
Abbildung: Business-Importance als einzige Kennzahl
Die Zusammenführung auf eine Kennzahl ist auch technisch notwendig und wird dringend empfohlen. Die häufig gewählte Form in Unternehmen, die einzelnen Dimensionen selbst als Kriterium für die Priorisierung zu wählen und sie mit einer Metrik in wenige Kennzahlen zusammenzuführen, greift viel zu kurz.
Mit einer einzigen Kennzahl bleibt die Flexibilität erhalten. Die bereits bearbeiteten Themen können sofort oder später nachgezogen werden. So können erforderliche Änderungen in den Priorisierungsprozess integriert werden.
Abbildung: Die Bewertung mit der K-i-E Skala
Bewertung und Priorisierung in zwei Schritten
Erst wenn ein gemeinsames Verständnis hergestellt ist, werden die einzelnen Themen anhand einer einzigen Kennzahl, entsprechend ihrer Bedeutung (II) für das angestrebte Ziel, gemeinsam bewertet.
Die Kennzahl für die Bewertung wird auf der K i E Skala in drei Bedeutungsbereiche klassifiziert, aus denen direkt abgeleitet wird, wie mit den Themen umgegangen wird.
Abbildung: Detaillierte Bewertung einzelner Themen
In der dritten Phase wird ein Commitment (III) für eine gemeinsam getragene Priorisierung eines Themas hergestellt. In der finalen vierten Phase (IV) wird in den fünf Gruppen für die Themen in den Bedeutungsbereichen notwendig (10, 9, 8) und sinnvoll (7, 6) die Reihenfolge gemeinsam festgelegt.
Ein funktionierender Priorisierungsprozess muss sein Ziel, die Rangfolge der Themen, sicher und zügig erreichen, was häufig im Widerspruch zur Beteiligung aller Verantwortlichen steht. So muss zum einen der Prozess die Beteiligten klar führen und forcieren, damit die Kompetenz eingebracht wird und eine gemeinsame Priorisierung entsteht. Das Gleiche gilt für eine anschließende gemeinsam getragene Umsetzung. Zum anderen muss für eine sichere Zielerreichung die Option der Chef-Entscheidung transparent integriert werden.