355-3 Priorisieren ist der erste Schritt zur Lösung

Priorisierungsprozess

Um flexibel zu agieren und zu reagieren, sind vor allem schnelle und gute Entscheidungen herzustellen. Das gilt für die Ausrichtung der Strategie genauso wie für die Auswahl der Stories in agilen Methoden. Der erste Schnitt jedoch ist, zu priorisieren, was überhaupt bearbeitet werden soll und was nicht. Agilität kann nur erreicht werden, wenn vorher priorisiert wird, damit man in die richtigen Themen investiert und sich nicht im Belanglosen verliert und anschließend weiter verstrickt.

 

Der Priorisierungsprozess ist das zentrale und erste Rüstzeug für Führungskräfte und noch viel mehr für Teams, die selbstorganisiert zusammenarbeiten. Bei unsicheren Entscheidungen sind die emotionalen Motive nicht erfüllt. In der Folge werden Gedankenzyklen immer wieder neu entfacht, was die Ursache vieler innerer Konflikte ist, genauso initiieren und befeuern sie unerquickliche Gruppendynamiken und ausufernde Meetings. Elon Musk bezeichnet Meetings als „Geißel unserer Zeit“. All das führt zum Nicht-Entscheiden und zu nicht eingehaltenen Commitments. Das fehlende Bewusstsein für unsere inneren Entscheidungsprozesse ist auch der Grund für die Entscheidungs- und Führungsschwäche sowie der momentanen Aufgeregtheit um Agilität, agiler Zusammenarbeit und Führung selbst.

Priorisierung und Entscheiden sind zwei grundsätzlich unterschiedliche Vorgänge, die im Gehirn in unterschiedlichen Entscheidungssystemen ausgeführt werden. Entscheiden kann jeder Mensch mit der Intuition, dem Bauchgefühl, oder auch bewusst, mit der Kognition. Priorisieren geht nur mit der Kognition. Die Priorisierung ist ein komplexer Vorgang und kann nur bewusst durchgeführt werden, indem jede einzelne Option, Story oder Task – meist nach Dringlichkeit und Wichtigkeit – bewertet wird, um sie anschließend in eine Reihenfolge zu bringen.

Priorisieren mit dem Bauchgefühl geht nicht, auch wenn das erfahrene Manager glauben. Bei erfahrenen Entscheidern wird der Prozess des Priorisierens in hoher Geschwindigkeit ausgeführt. Durch die Begrenzung unseres Arbeitsgedächtnisses auf 3 bis 7 Optionen können auch sehr erfahrene Entscheider meist nur 3 Optionen ohne Unterstützung priorisieren. Jede Form unternehmerischer Zusammenarbeit erfordert den Priorisierungsprozess. Agile Methoden funktionieren deshalb so gut, weil die Priorisierung bereits im Backlog vorgegeben ist oder vor dem Sprint mit dem Product Owner, Scrum Master und dem Development-Team hergestellt wird. So ist der Priorisierungsprozess Voraussetzung für alle agile Methoden und Agilität selbst.

Eine gemeinsame Priorisierung wird in 5 Schritten hergestellt. In einem vorbereitenden Schritt wird eine einzige Prioritätskennzahl eingeführt. Typischerweise ist das ein Business-Wert nach Dinglichkeit und Wichtigkeit. Im zweiten Schritt wird für ein Thema das gemeinsame Verständnis committet, damit im späteren Verlauf nicht blockiert werden kann. Im dritten Schritt wird das Thema mit der K-i-E Skala von jedem Beteiligten offen bewertet, und die Abweichung in einem kontrollierten Dialog weiter zusammengeführt. Im vierten Schritt wird vom Moderator, dem Master of K-i-E, ein einziger Wert aus allen Bewertungen vorgeschlagen. Anschließend wird in einem Commitment-Prozess diese vorgeschlagene Priorisierung committet.

Für die agilen Methoden bekommen die Stories im Backlog die Prioritätskennzahl und die Arbeit ist getan. Dominiert eine klassische Vorgehensweise, und liegen die 5 priorisierte Gruppen von 10 bis 6 vor, und werden sie mit Fibonacci in eine Reihenfolge gebracht. Anhand der Ressourcen wie Budget, Zeit, Kapazität oder Know-how ist klar, was zu tun ist und was nicht getan wird.

Im Priorisierungsprozess wird auf Augenhöhe zusammengearbeitet und es entsteht selbstorganisiert und selbstwirksam eine Kultur von Vertrauen, Offenheit und Ownership. Die Praxis zeigt, dass der Priorisierungsprozess um einen Faktor 3 bis 7 schneller ist als herkömmliche Methoden. Menschen erhalten eine Chance, es gut zu machen.

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April 2022, Richard Graf und Elsa Graf

„Leadership by Team-DMM (Decision-Making Management) sowie
Team-Leading by DMM.“ Richard Graf

Quellen

Graf, Richard (2018). Die neue Entscheidungskultur: mit gemeinsam getragenen Entscheidungen zum Erfolg. München: Carl Hanser Verlag GmbH Co KG.

Graf, Richard (2019). KiE – Mit gemeinsam getragenen Entscheidungen zum Erfolg [Video]. Abgerufen am 14. April 2022, von Youtube.

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