s276 Mit digitized DecisionMaking zu effektiven Video-Konferenzen

„Bei uns ist schon jeder zu Wort gekommen, bevor wir die Video-Konferenz begonnen haben.“ ELSA GRAF

„Bei uns ist schon jeder zu Wort gekommen, bevor wir die Video-Konferenz begonnen haben“, so Elsa Graf. Als Scrum Master betreut sie ihre Teams und nutzt insbesondere auch jetzt in der Krisenzeit die Applikation DecisionMaker.

Die aktuelle Krise zwingt uns alle zur digitalisierten Zusammenarbeit. Die bereits vor der Krise offensichtlichen Mängel, gemeinsam Entscheidungen herbeizuführen, verstärkt sich im digitalen Miteinander und schränkt die Möglichkeiten mit remote Collaboration-Tools ein.

Survey als Vorbereitung auf die Video-Konferenz

Als Vorbereitung für Kick-Offs sowie anderweitige Meetings versenden wir einen Survey mit Fragen (KiE-Skalen) anhand derer der Agile Master erkennt, wie der Ist-Zustand des Teams ist und was noch getan werden muss. Dasselbe gilt auch für den Erfolg von Projekten oder der Güte von Stories. So ist der Projektleiter im Meeting oder der Agile Master in den Ceremonies gut vorbereitet.

KiE DecisionMaker Protokoll
Abbildung01: Survey Protokoll mit dem KiE-DecisionMaker

DecisionMaker Survey verortet klar den Ist-Zustand des Teams

Mit 5 bis 10 kurzen Fragen lässt sich das gesamte Team in seiner bisherigen Zusammenarbeit, den agilen Ceremonies, dem Backlog sowie in Epics und Stories und vielem mehr abbilden. Die Ergebnisse stehen frei zum Download bereit und sind so dokumentiert. Später lässt sich auch die Entwicklung klar abbilden, indem derselbe Survey erneut abgefragt wird und die Veränderung der Ergebnisse sichtbar werden.

Die Survey-Ergebnisse zeigen, wie divers oder homogen die Ansichten der Teammitglieder über die Zusammenarbeit sind. Es wird sofort klar, ob noch Zeit für eine gute Teamdynamik reserviert werden muss oder ob das Team schon sehr auf das Thema ausgerichtet ist. Wenn es einzelne Abweichungen gibt, weiß man, dass man sich um diese Personen oder Themen kümmern sollte um herauszufinden, was für eine gute Zusammenarbeit noch gebraucht wird.

Remote DecisionMaker innerhalb der Video-Konferenz

Im Rahmen der Video-Konferenz können mit dem remote DecisionMaker in real-time in Abhängigkeit des Diskussionsstands jederzeit die Bewertungen aller einfließen.  

KiE-DecisionMaker
Abbildung02: Verortung Ist-Zustand

Die Ergebnisse des Surveys oder der Ressourcen-Fragen zeigen, wie der Backlog strukturiert ist, wie weit die Arbeitsanforderungen vollständig und gut beschrieben sind und vieles mehr. Der Backlog beschreibt auch, wie gut die Schnittstelle zwischen Stakeholdern und Team entwickelt ist. Hier kann man an den Ergebnissen ablesen, wie weit das Team eine Chance bekommt, gute Arbeit zu leisten. Denn, wenn die Beschreibung der Stories geringe Güte hat, wird es schwierig, ein gutes Ergebnis abzuliefern.

Video-Konferenzen effizienter gestalten

Die Problemzone Meetings ist wohl den meisten Unternehmen bekannt. Sie dauern zu lange und erzeugen dabei gleichzeitig zu wenig gute Ergebnisse.

Das liegt insbesondere an der Regel: „Es spricht immer nur einer“. Die aktuelle Krise verstärkt die offensichtlichen Mängel im digitalen Miteinander und schwächt remote Collaboration, weil in den gängigen Konferenz-Tools auch nur einer sprechen kann. Wird diese Disziplin nicht eingehalten, versteht keiner mehr etwas und die Frustration bei allen Beteiligten steigt.

Mit dem KiE-DecisionMaker können aber alle gleichzeitig zu Wort kommen und das bei 100% Beteiligung. Wenn man zum Beispiel den Ist-Stand kennt, wie weit die agilen Ceremonies gelebt werden, dann muss nicht jeder einzelne noch einmal erklären, was ihn stört, da man die gesamte Situation einfach ablesen kann. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Es wird nicht mehr über Probleme diskutiert, sondern über Lösungen.

Gleichzeitig schaltet der DecisionMaker auch die typischen Ankereffekte aus und keiner wird von anderen beeinflusst. Jeder bekommt eine Stimme und alle werden gleichbehandelt.

Mit dem KiE-DecisionMaker zu gemeinsam getragenen Entscheidungen

Meinungen, Bewertungen und beliebige Einschätzungen können mit einem Survey schon vor der Interaktion erhoben und in das Meeting integriert werden. Für die vielfältigen Themen werden passende Antworttypen zur Verfügung gestellt.

Während des Meetings lässt sich ein KiE-DecisionMaking-Prozess mit dem KiE-DecisionMaker abbilden, welcher die Ergebnisse dokumentiert. Ressourcenorientiert fragen, was man braucht, um eine angemessene Güte zu erreichen, lässt sich weiterhin über Videotelefonie erörtern und nach dem Input erneut in Echtzeit überprüfen.

KiE: Ressourcen-Frage
Abbildung03: Ressourcen-Frage

Für die Ressourcen-Frage wird der Stand vorher mit dem KiE-DecisionMaker abgefragt und nach dem Input erneut überprüft. Der Priorisierungs- und Commitment-Prozess lässt sich mit dem KiE-DecisionMaker einfach durchführen und alle Beteiligten können das Ergebnis online einsehen.

KiE: Digitized DecisionMaking
Abbildung04: Digitized DecisionMaking

Erfolgskriterien des KiE-DecisionMaker Survey

  • Ist-Zustand von Teams und Projekten schon vor Meeting-Beginn kennen
  • Meetings durch Lösungsorientierung effizienter und kürzer gestalten
  • Vorgegebene und gleichzeitig flexibel anzupassende Entscheidungsprozesse sind das Erfolgskriterium für digitalisiertes DecisionMaking
  • Mit DecisionMaking-Prozessen Entscheidungen sicher und zeitnah herbeiführen
  • Die richtige Kultur aus Offenheit, Beteiligung, Fokus, Augenhöhe, Mut und Commitment entsteht bei der Anwendung mit DecisionMaking-Prozessen und dem digitized KiE-DecisionMaker
  • Die Teilnehmer sind anonym und es wird keine Authentifizierung oder Identifizierung verlangt. Es werden keine personenbezogenen Daten der Teilnehmer mitgeschnitten oder gespeichert. 
  • Das Design ist auf Smart-Phones ausgerichtet und kann vom Browser und somit von gängigen Tablets, Notebooks und entsprechenden Devices genutzt werden

Kostenlose Nutzung des remote DecisionMaker

Auf der Seite findest Du eine Beschreibung des remote DecisionMaker: www.k-i-e.com/decisionmaker/

Mehr zur Artikelreihe Künstliche Intelligenz

Weitere Beiträge über künstliche Intelligenz und wie diese mit KiE erweitert werden kann findest Du nach den Quellen unten bei Schlagworte „Künstliche Intelligenz“.

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April 2020 – Elsa Graf, Richard Graf

„Bei uns ist schon jeder zu Wort gekommen, bevor wir die Video-Konferenz begonnen haben.“ Elsa Graf

Quellen:

GRAF, Richard. Die neue Entscheidungskultur: Mit gemeinsam getragenen Entscheidungen zum Erfolg. Carl Hanser Verlag München 2018

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